Jak skutecznie dotrzeć do pracowników fizycznych w firmach przemysłowych?

Codzienne rozmowy o pogodzie, informowanie o zadaniach do wykonania, dopytywanie o liczbę dni urlopowych... firmowa komunikacja bezpośrednio wpływa na zadowolenie i jakość pracy personelu i kształtuje to, jak załoga postrzega firmę.

Komunikacja jednak się zmienia, a w ostatnich latach dzieje się to szybciej niż kiedykolwiek. Praca zdalna, która kiedyś była przywilejem, dzisiaj jest normą. Coraz więcej rozmów przechodzi z offline do online.

Lockdown i nowe zasady BHP wymusiły na firmach cyfryzację, na którą nie każdy jest gotowy. Dla większości pracowników biurowych komunikacja on-line w pracy jest codziennością, ale co z pracownikami fizycznymi, którzy nie posiadają firmowego maila czy telefonów służbowych i większość rozmów odbywają w cztery oczy?

Jak skutecznie do nich dotrzeć: szybko, bezpośrednio, na masową skalę?

Przekaz ustny

Rozmowa to najbardziej powszechna i naturalna metoda przekazywania informacji, jednak zawodzi, kiedy liczba pracowników znacznie przewyższa możliwości biura. Jeśli managerów jest kilku lub kilkunastu, a pracowników kilkudziesięciu czy kilkuset, trudno o sprawny przekaz werbalny.

“Głuchy telefon” sprawia, że informacje się zniekształcają lub całkowicie gubią. Pracownicy są niedoinformowani i sfrustrowani. Panuje chaos informacyjny.

Rozmowy nadają się świetnie do przekazywania pojedynczych, ważnych informacji, np. kiedy trzeba szczegółowo wyjaśnić ważne zadanie. Jednak w przypadku codziennych, drobnych spraw, rozmowy są nieefektywne. Zwłaszcza, kiedy stosunek “pytających” do “odpowiadających” wynosi 10 do 1.

Tablice ogłoszeń

Tablice ogłoszeń pozwalają na dotarcie z jednym komunikatem do większej liczby pracowników, ale też nie są idealnym rozwiązaniem. Po pierwsze, działają z opóźnieniem: informację trzeba wydrukować, przykleić na tablicy i poczekać, aż pracownik ją przeczyta.

Po drugie, nigdy nie mamy pewności, że komunikat trafi do adresata. Tablica ogłoszeń może stać się “słoniem w salonie”, którego każdy widzi, ale nikt nie zwraca na niego uwagi.

Po trzecie i ostatnie, tablica ogłoszeń to przekaz w jedną stronę, więc i tak często kończy się wizytą pracownika w dziale HR lub u bezpośredniego przełożonego.

A z nieoficjalnych źródeł wiemy też, że ciągłe drukowanie ogłoszeń i wieszanie ich na tablicy informacyjnej nie należy do ulubionych czynności biura… :)

E-mail

Co w takim razie z powszechnie stosowaną skrzynką mailową? Na pewno sprawdza się w komunikacji biurowej, przy kontaktach z innymi firmami, tworzeniu briefów i notatek ze spotkań. Jednak pracownicy na magazynach i halach produkcyjnych nie posiadają firmowych adresów mailowych.

Powody tego są różne, a jednym z najczęstszych jest wysoki koszt utrzymywania i zarządzania poczty. Każdą skrzynkę mailową trzeba skonfigurować i opłacać jej hosting, co w przypadku setek, czy tysięcy pracowników fizycznych oznacza wielkie nakłady finansowe.

Dodatkowo, ze względów bezpieczeństwa, firmy często zabraniają konfigurowania poczty na prywatnych urządzeniach mobilnych. W takiej sytuacji każdego pracownika fizycznego należałoby zaopatrzyć w służbowy telefon, co znowu wiązałoby się z dużymi kosztami.

Social media

Choć jesteśmy zwolennikami BYOD (“Bring Your Own Device”, czyli pozwalania pracownikom na korzystanie z własnych urządzeń mobilnych), a social media do pewnego stopnia omijają słabości poprzedników, to ich problem leży gdzie indziej. Social media za bardzo angażują.

W mediach społecznościowych życie prywatne może przeplatać się z życiem firmowym, a pracownicy mogą mieć dużą pokusę do uciekania w pozazawodowe tematy. Dodatkowo, firmowe komunikaty mogą zaginąć w gąszczu innych treści, którymi jesteśmy bombardowani na wszystkich aplikacjach i platformach.

Nasuwają się też zastrzeżenia co do poufności i kontroli przekazywanych informacji. Media społecznościowe należą do wielkich, zagranicznych korporacji i korzystając z ich usług, musisz godzić się w 100% na ich zasady przechowywania i wykorzystywania danych.

A nawet jeśli te zasady zostaną złamane przez samą platformę, to jakie są szanse, że dojdziesz swoich praw? :)

Aplikacja do komunikacji firmowej, czyli Intranet 2.0.

Kiedy tradycyjne metody komunikacji zawodzą, na ratunek przychodzi technologia dopasowana do realiów firm produkcyjnych. Nasza propozycja to Crispal, czyli aplikacja mobilna, która służy do bezpośredniej wymiany informacji na linii biuro-pracownik i pomiędzy samymi pracownikami.

Crispal łączy w sobie funkcje tablicy ogłoszeń, interpersonalnego komunikatora oraz bazy informacji o całej firmie i o ważnych danych każdego pracownika z osobna, np. o formie umowy czy o liczbie dni urlopowych do wykorzystania.

Przy użyciu aplikacji, w przeciwieństwie do komunikatów werbalnych czy tablicy ogłoszeń, wiadomość dociera w ułamku sekundy do wszystkich pracowników lub do wybranej grupy. Nie ma podziału na bardziej i mniej poinformowanych, a biuro może łatwo sprawdzić kto odczytał komunikat, a kto nie.

Dzięki mobilnej platformie pracownicy fizyczni nie muszą fatygować się do biura osobiście z każdym zapytaniem, a biuro nie musi ciągle drukować ogłoszeń i wieszać ich na tablicy. Wystarczy kilka kliknięć, by ważna informacja obiegła całą firmę, lub by zapytanie trafiło do odpowiedniej osoby.

Co istotne: aplikacja jest stworzona z myślą o pracownikach, którzy nie są zaawansowani technologicznie. Prosty design, intuicyjny sposób działania, brak przesadnie zaawansowanych funkcjonalności, w których można się zgubić.

Crispal możesz potraktować jak “Firmowy Facebook”, czyli przestrzeń do rozmów, wymiany informacji, publikowania ogłoszeń i zawiązywania grup, ale tylko i wyłącznie w obrębie firmy. Z szybkim i bezpośrednim dostępem do supportu narzędzia i z pełną kontrolą nad informacjami, które krążą w obrębie aplikacji.

Czas na zmiany?

Jeśli masz wątpliwości, czy takie rozwiązanie sprawdzi się w Twoim zakładzie, napisz do nas, a odpowiemy na wszelkie Twoje pytania.

‍