Case study: Rewolucja w zarządzaniu zadaniami w polskiej sieci handlowej

Klient

Naszym partnerem jest jedna z czołowych polskich firm detalicznych, która prowadzi ponad 2500 placówek w całym kraju. Szukali rozwiązania, które usprawniłoby ich codzienne operacje, umożliwiłoby błyskawiczną weryfikację zadań i wpłynęłoby na udoskonalenie operacji w  rozległej sieci sklepów.

Wyzwanie

Handel detaliczny to branża o wielu wymiarach, która wymaga skutecznego zarządzania na każdym poziomie. Mając tak rozległą sieć sklepów w całej Polsce, nasz klient napotykał na różne problemy operacyjne. To centrala wyznaczała strategię sprzedaży dla każdej placówki, a sklepy otrzymywały zadania wynikające z tej strategii. Zadania te obejmowały takie elementy jak zarządzanie promocjami, zaopatrzenie w produkty czy przestrzeganie formalnych wymagań.

Biuro centralne potrzebowało narzędzia, które pozwoliłoby przydzielać zadania w całej organizacji i śledzić ich realizację w czasie rzeczywistym. Czasem musieli szybko wysłać zadanie o wysokim priorytecie do wielu sklepów naraz. Ponadto, zarówno menedżerowie regionalni, jak i centrala potrzebowali możliwości szybkiego sprawdzenia, czy zadanie zostało wykonane, co wymagało możliwości załączania zdjęć lub dokumentów do opisu zadania lub jako odpowiedź od pracownika sklepu.

Pracownicy sklepów potrzebowali precyzyjnych instrukcji dotyczących swoich zadań, bez niepotrzebnych rozproszeń. Musieli jasno rozumieć, co mają do zrobienia, co miało być wspierane przez skuteczne powiadomienia. Głównym wyzwaniem dla naszej aplikacji była pomoc w tych różnych potrzebach, bez stawania się uciążliwym elementem dnia codziennego.

Rozwiązanie

Jako odpowiedź na te wyzwania wdrożyliśmy Crispal. Nasz system składa się z aplikacji mobilnej dla pracowników sklepów, menedżerów regionalnych oraz aplikacji webowej dedykowanej centrali.

1. Aplikacja mobilna: Dzięki niej pracownicy sklepów, menedżerowie regionalni oraz kadra zarządzająca mają dostęp do przejrzystych opisów zadań i powiadomień, które jasno pokazują, co jest do wykonania. Zadania mogą mieć różne oznaczenia w zależności od ich pilności i ważności, a aplikacja wysyła powiadomienia z przypomnieniami. Aplikacja umożliwia również załączanie zdjęć lub dokumentów do opisu zadania lub jako odpowiedź, co zapewnia pełne wsparcie podczas wykonywania i weryfikacji zadań.
2. Aplikacja internetowa: Nasza aplikacja internetowa pozwala na przeglądanie wszystkich przydzielonych zadań, ich statusów oraz szczegółowych raportów dotyczących realizacji zadań. Jest to nieocenione wsparcie dla centrali, umożliwiające przydzielanie zadań w całej organizacji, śledzenie postępów na bieżąco oraz wysyłanie zadań o wysokim priorytecie do wielu placówek.

Korzyści

Wdrożenie Crispal okazało się strzałem w dziesiątkę dla klienta. Oto korzyści, które udało im się dzięki niej osiągnąć:

• Efektywne zarządzanie zadaniami: Nasz klient z powodzeniem zaczął przydzielać, śledzić i weryfikować zadania we wszystkich swoich placówkach. Możliwość szybkiego wysłania zadań o wysokim priorytecie do wielu placówek i śledzenie ich realizacji na bieżąco, znacznie poprawiło spójność ich działań.
• Zwiększenie produktywności pracowników: Dzięki mobilnej aplikacji, wszyscy użytkownicy mogą skupić się na swoich zadaniach. Jasne opisy, terminowe powiadomienia i możliwość dołączania odpowiednich plików sprawiły, że pracownicy znacznie poprawili swoją efektywność.

• Usprawnione działania: Aplikacja pomogła naszemu klientowi sprawniej zarządzać codziennymi zadaniami. Możliwość dołączania zdjęć i dokumentów ułatwiła kontrolę wykonanych zadań.
• Prostsze raportowanie: Dzięki naszej aplikacji, biuro centralne zauważyło znaczącą poprawę w procesach raportowania. Teraz, za jednym kliknięciem mogą generować szczegółowe raporty dotyczące realizacji zadań, produktywności pracowników oraz efektywności operacyjnej, co oszczędza im czas i wysiłek.
• Pełna mobilność: Dzięki aplikacji mobilnej, nasi klienci mogą skupić się na najważniejszych sprawach bez ograniczeń związanych z miejscem.
• Doskonałość operacyjna: Nasza aplikacja pozwoliła menedżerom regionalnym na zarządzanie operacjami sklepu opartymi na rzeczywistych danych. Przyczyniło się to do zauważalnej poprawy w ogólnej wydajności poszczególnych placówek, a następnie całej sieci detalicznej.

Nasza aplikacja do zarządzania zadaniami zrewolucjonizowała działalność jednego z największych sprzedawców detalicznych w Polsce, czyniąc z niej studium przypadku warte naśladowania. Dzięki inteligentnej cyfryzacji udało nam się zredefiniować operacje detaliczne wspomagając firmę w jej szybkim rozwoju.

‍